Coliqra utvikles og leveres av Rollon Dev. Langset, enkeltpersonforetak med org.nr. 934 521 382 og forretningsadresse Svarttrostveien 34, 1529 Moss. Foretaket er behandlingsansvarlig for egen kundeadministrasjon, fakturering, support og sikkerhet knyttet til Coliqra.
Denne erklæringen forklarer hvordan vi behandler personopplysninger når du besøker nettsiden, oppretter en konto eller bruker portalen. Kunden er behandlingsansvarlig for opplysninger som legges inn om egne kunder, ansatte og prosjekter. Rollon Dev. Langset behandler disse opplysningene på kundens vegne i henhold til databehandleravtalen.
1. Opplysninger vi behandler
Vi kan behandle navn, kontaktinformasjon, firma- og kontoinformasjon, innloggingsidentifikatorer, abonnements- og betalingsmetadata, brukeraktivitet, supporthenvendelser og tekniske logger. I portalen kan kunden lagre prosjektdata, avtaler, bilder, videoer, meldinger, tilbud, timer og kontaktopplysninger.
Ved bestilling lagrer vi virksomhetsnavn, e-postadresse, tidspunktet for godkjenningen, valgt abonnement, pris og faktureringsperiode, betalingsreferanse og en kopi av avtaletekstene som ble godtatt. Dette dokumenterer bestillingen og vilkårene partene har avtalt.
2. Formål og behandlingsgrunnlag
Opplysningene brukes for å levere og sikre tjenesten, administrere abonnement og betaling, sende drifts- og kundekommunikasjon, gi support, forebygge misbruk og oppfylle rettslige forpliktelser. Behandlingen bygger på avtale, rettslig forpliktelse eller berettiget interesse. Samtykke brukes der loven krever det.
Kontaktopplysninger til virksomhetens representanter og dokumentasjon av bestilling og godkjenning behandles på grunnlag av vår berettigede interesse i å administrere og dokumentere kundeforholdet og håndtere avtalekrav. Når den registrerte selv er avtalepart, kan nødvendig behandling bygge på avtalen. Opplysninger som må oppbevares etter bokføringsreglene, behandles for å oppfylle rettslige forpliktelser.
Portalen registrerer bruk av funksjoner og enkelte hendelser, som opprettelse av prosjekter og bestillinger. Registreringene kan være knyttet til virksomheten og brukerkontoen og brukes til oversikt over bruken av tjenesten. Dette er behandling som Rollon Dev. Langset har ansvar for, og må skilles fra behandlingen av kundens innhold på kundens vegne.
3. Tjenesteleverandører
Coliqra benytter underleverandører for blant annet skylagring og drift (Microsoft Azure), innlogging (Auth0), betaling (Stripe og eventuelle aktiverte betalingsmåter) og e-postlevering (Postmark). Bare nødvendige opplysninger deles, og leverandørene er underlagt avtaler om sikkerhet og konfidensialitet.
4. Lagring, sikkerhet og sletting
Opplysninger lagres så lenge kundeforholdet varer og deretter så lenge det er nødvendig for dokumentasjon, sikkerhet eller lovpålagte krav. Kunden kan be om eksport eller sletting. Sikkerhetstiltak omfatter tilgangsstyring, tenant-isolasjon, kryptert transport, logging, sikkerhetskopiering og begrenset administratortilgang.
5. Dine rettigheter
Du kan ha rett til innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og å protestere mot behandlingen. Henvendelser om data som en Coliqra-kunde har registrert, rettes først til den aktuelle kunden. Du kan også klage til Datatilsynet.
6. Google Kalender
Google Kalender er en valgfri integrasjon som kobles til av en eier eller administrator. Coliqra henter kalenderlisten slik at administratoren kan velge hvilke kalendere som skal brukes. Avhengig av tilgangen som godkjennes, leser vi ledig/opptatt-perioder eller hendelsenes identifikator, tittel, tidspunkt, sted og status. Opplysningene brukes til kalenderoversikt, kapasitet, reiseplanlegging og å unngå overlappende bestillinger. Kalenderdetaljer kan vises til autoriserte brukere i firmaets portal; kunder som bestiller offentlig får tilgjengelige tider, ikke innsyn i kalenderavtalene.
Når sending til Google aktiveres separat, kan Coliqra opprette, oppdatere og slette Google-kopier av Coliqra-avtaler i kalenderen administratoren velger. Opplysninger som sendes kan omfatte avtaletittel, kundenavn, sted, tidspunkt og bestillingsdetaljer, avhengig av innstillingene. Andre Google-avtaler redigeres ikke av denne synkroniseringen.
Tilkoblingsnøkler beskyttes på serveren. Kalenderkoblinger, nødvendige hendelsesopplysninger og synkroniseringshistorikk kan lagres i Coliqras driftsmiljø hos Microsoft Azure. Når reiseberegning er aktivert, kan adresser fra avtalene behandles av kartleverandøren for å beregne ruter. Valgfri AI-rangering bruker tallverdier for allerede kontrollerte tidspunkter, blant annet reisetid og arbeidsbelastning; kalendertekster, navn og adresser sendes ikke til rangeringsmodellen.
Du kan tilbakekalle Google-tilgangen i Google-kontoens innstillinger. Administratoren kan også koble fra integrasjonen i Coliqra. Frakobling fjerner lagrede tilgangsnøkler og stopper videre synkronisering, men sletter ikke automatisk kalenderkoblinger, lokal historikk eller avtaler som allerede er sendt til Google. Kontakt post@coliqra.com for sletting av lagrede integrasjonsdata. Data som må beholdes for dokumentasjon eller sikkerhet følger lagringsreglene ovenfor.
Google-brukerdata selges ikke og brukes ikke til annonsering eller trening av generelle AI-modeller. Coliqras bruk og videreformidling av opplysninger mottatt fra Google API-er følger Google API Services User Data Policy, inkludert kravene til begrenset bruk (Limited Use).
7. Kontakt
Kontakt Rollon Dev. Langset, org.nr. 934 521 382, Svarttrostveien 34, 1529 Moss, på post@coliqra.com ved spørsmål om personvern eller for å bruke rettighetene dine.